Информацията, която сте съхранили във входящата си поща, може да бъде доста ценна, особено ако използвате този имейл адрес за работни цели. Въпреки че може да имате в ход система за архивиране на вашите имейл съобщения, внедрили ли сте система за архивиране на контакти в Outlook? Начините, по които достигате до хората, както и техните имейл адреси, са важни елементи от вашата бизнес дейност. Освен това, ако сте като много хора, може да не си правите труда да запомните имейл адреса на човек. Просто ги добавяте като нов контакт в Outlook, след което започвате да въвеждате името им в Да се поле на съобщение, когато искате да се свържете с тях. За щастие процесът на архивиране на вашите контакти в Outlook е прост и има няколко начина, по които можете да го направите.
Създайте архивен файл с контакти на Outlook
Процесът на архивиране на вашите контакти в Outlook може да се извърши директно от Microsoft Outlook 2010. Освен това, дори ако имате много голям брой контакти, файлът не е много голям и може лесно да бъде копиран или изпратен по имейл на друго място.
Започнете архивиране на вашия файл с контакти в Outlook, като стартирате Microsoft Outlook 2010. Щракнете върху Файл раздел в горния ляв ъгъл на прозореца, след което щракнете Отвори от лявата страна на прозореца. Това ще стартира ново меню в центъра на екрана, върху което трябва да щракнете Импортиране. Знам, че всъщност експортираме файл, но това е най-бързият начин за достъп до помощната програма, от която се нуждаете, за да експортирате вашите контакти в Outlook.
Щракнете върху Експортиране във файл опция, след което щракнете върху Следващия бутон. На този екран има някои опции за файлов формат, които биха могли да ви бъдат полезни, ако някога се наложи да мигрирате информацията си за връзка към друга програма за електронна поща, но засега изберетеФайл с данни на Outlook (.pst) опция, след което щракнетеСледващия. Щракнете върху Контакти папка в центъра на прозореца, след което щракнете Следващия.
Щракнете върху Прегледайте бутон в горната част на прозореца, изберете място на вашия компютър, където искате да запишете файла, след което щракнете върху завършек бутон, за да създадете резервен файл с контакти на Outlook. Има няколко допълнителни начина, по които можете да промените този процес на архивиране, които ще обсъдим в следващия раздел.
Допълнителни опции за архивиране на контакти в Outlook
Вълнуващ начин да комбинирате този метод за архивиране с облачно съхранение е да прочетете тази статия за инсталиране на папката SkyDrive на вашия компютър с Windows, след което да изберете тази папка SkyDrive като място за запазване на вашия архивен файл на Outlook. Това ще ви позволи да получите достъп до файла от вашия компютър, като същевременно ще създадете негово копие в облака в случай, че компютърът ви се срине или бъде откраднат.
Друга възможност за оптимизиране на този процес и гарантиране, че вашият архивен файл е безопасен, е да изпратите файла по имейл до себе си, след като архивирането приключи. Тъй като вашият файл с контакти в Outlook трябва да е достатъчно малък за изпращане по имейл, това създава копие на файла с контакти на вашия имейл сървър, което ви позволява да получите достъп до файла от всеки компютър.
В миналото дадох да се разбере, че съм голям фен на програмата за архивиране на CrashPlan и това е пример, в който може да разберете защо. Настройките по подразбиране в CrashPlan вече са настроени да архивират местоположението по подразбиране на вашия файл на Outlook, така че ако имате CrashPlan на вашия компютър, той вече архивира тази информация.