Последна актуализация: 17 април 2019 г
Отпечатването на електронни таблици в Excel 2010 може да бъде разочароващо, особено ако вашата електронна таблица ще се отпечатва на повече от една страница. Допълнителните колони могат да се натъкнат на собствена страница, заглавията на колоните се отпечатват само на първата страница и обикновено може да е трудно визуално да се асоциира клетка с ред или колона.
Работейки в офис и взаимодействайки с редица хора, които всички използват Excel на различни нива на владеене, мога да кажа, че един от най-големите проблеми, които повечето хора имат, включва начина, по който изглежда тяхната електронна таблица, когато приключат с нея и правенето на физическа копие. Настройките за печат по подразбиране рядко са идеални за това, което искат, и има много термини на Excel, които са много сходни един с друг и могат да бъдат объркващи.
Но има някои прости промени, които можете да приложите към вашата електронна таблица в Excel, така че тя да печата по-добре и да е по-лесна за разбиране от вашите читатели.
По-добър печат на електронни таблици в Excel 2010
Този урок ще разгледа няколко от ключовите области, които могат да бъдат най-полезни за подобряване на отпечатана електронна таблица на Excel. Тези области включват:
– Скриване на ненужни колони и редове
– Добавяне на номера на страници в долната част на страницата
– Регулиране на ориентацията на страницата
– Регулиране на размера на хартията
– Регулиране на полетата
– Отпечатване на решетъчни линии
– Повтаряне на горния ред на всяка страница
– Поставяне на всичките ви колони на един лист
Въпреки че това може да изглежда много, всъщност можете да направите почти всички тези промени от едно меню. И след като се почувствате комфортно с него, можете да приложите всички тези промени само за няколко секунди. Резултатът ще бъде електронна таблица, която показва заглавки на колони в горната част на всяка страница, лесна за четене и няма да изисква ръчно да коригирате размерите на колоните, за да предотвратите отпечатването на допълнителна колона на собствената си страница.
Скриване на ненужни колони и редове
Обикновено обичам да започвам оттук, особено когато имам работа с електронна таблица, създадена от някой друг. Често включва информация, която не е от значение поради причината, че електронната таблица се отпечатва, и само помага за създаване на объркване.
Можете да скриете ред или колона, като щракнете с десния бутон върху буквата на колоната или номера на реда, след което щракнете върху Крия опция.
Можете да научите повече за скриването на колони в тази статия.
Добавяне на номера на страници в долната част на страницата
Това може да не е нещо, което всеки ще трябва да прави със своите електронни таблици, но открих, че големите електронни таблици често могат да изглеждат много сходни от страница на страница. Читателите също имат навика да премахват скоби и да се фокусират върху отделни страници, което може да направи почти невъзможно връщането на електронна таблица в ред.
Стъпка 1: Щракнете Вмъкване в горната част на прозореца.
Стъпка 2: Щракнете Горен и долен колонтитул в Текст раздел на навигационната лента.
Стъпка 3: Щракнете в долния колонтитул в долната част на страницата, където искате да добавите номера на страницата.
Стъпка 4: Щракнете върху Номер на страницата бутон в Елементи за горен и долен колонтитул раздел на навигационната лента.
Докато сте в този изглед, сега може да е подходящ момент да добавите заглавка. Можете да направите това, като просто щракнете в секцията за заглавката, където искате да добавите вашата информация. Всичко, което добавите към заглавката, се повтаря на всяка страница, така че това е добро място да поставите заглавие на електронната таблица.
Можете да научите повече за създаването на заглавка в Excel 2010 тук.
За допълнителна информация относно добавянето на номера на страници в Excel 2010 можете да прочетете тук.
Регулиране на ориентацията на страницата
Този раздел от урока е, когато ще отворим Настройка на страницата меню, което съдържа редица различни опции за печат, които искаме да коригираме.
Намирам, че повечето от електронните таблици, които отпечатвам, изглеждат много по-добре, когато са отпечатани в хоризонтална ориентация. Това очевидно е избор, който ще варира в зависимост от вашите собствени нужди, но е нещо, което е лесно да се промени, ако е необходимо.
Стъпка 1: Щракнете върху Оформление на страница раздел в горната част на прозореца.
Стъпка 2: Щракнете върху Настройка на страницата бутон в долния десен ъгъл на Настройка на страницата раздел на навигационната лента.
Стъпка 3: Щракнете върху ориентацията на страницата, която искате да използвате.
Ще останем в това меню до края на урока, така че не го затваряйте още!
Регулиране на размера на хартията
Ако повечето от вашите електронни таблици се отпечатват по-добре в хоризонтална ориентация, понякога може да има документи, които дори са твърде големи за това. Едно добро решение за това е да използвате хартия с легален размер, което ще ви позволи да поберете още повече колони на една страница.
**Напомняне – Достъпът до това меню се осъществява чрез щракване върху Оформление на страница раздел, след което щракнете върху Настройка на страницата бутон в долния десен ъгъл на Настройка на страницата раздел от лентата за навигация.**
Стъпка 1: Щракнете върху падащото меню вдясно от Размер на хартията, след което щракнете върху желания размер на хартията.
Коригиране на маржовете
Коригирането на полетата за вашата електронна таблица обикновено се извършва, защото искате да поберете повече информация на страницата. Така че, за целите на този урок, нашият пример по-долу ще намали маржовете до по-ниска стойност.
**Напомняне – Достъпът до това меню се осъществява чрез щракване върху Оформление на страница раздел, след което щракнете върху Настройка на страницата бутон в долния десен ъгъл на Настройка на страницата раздел от лентата за навигация.**
Стъпка 1: Щракнете върху Маржове раздел в горната част на прозореца.
Стъпка 2: Щракнете върху стрелката надолу под Наляво за да намалите размера на полето, след това повторете за правилно, Връх и отдолу. Ще забележите, че не съм намалил полетата си до 0, тъй като моят принтер изпитва затруднения да отпечатва документи без поле. Това е често срещано при много принтери, така че може да помислите и за използването на размерите на полетата в изображението по-долу.
Печат на решетъчни линии
Това е една от най-важните промени, които трябва да направя в отпечатана електронна таблица и е тази, която правя на почти всичко, което отпечатвам от Excel. Добавянето на решетъчни линии също ще улесни читателите да разберат към коя колона и ред принадлежи клетката и може да помогне за намаляване на грешките.
**Напомняне – Достъпът до това меню се осъществява чрез щракване върху Оформление на страница раздел, след което щракнете върху Настройка на страницата бутон в долния десен ъгъл на Настройка на страницата раздел от лентата за навигация.**
Стъпка 1: Щракнете върху Лист раздел в горната част на прозореца.
Стъпка 2: Поставете отметка в квадратчето вляво от Линии на мрежата.
Повтаряне на горния ред на всяка страница
Това е друга настройка, от която можете да се възползвате, за да направите електронната си таблица по-организирана. Отпечатването на горния ред на всяка страница ще улесни читателите да разберат към коя колона принадлежи клетката, което ще помогне да се премахнат грешките.
**Напомняне – Достъпът до това меню се осъществява чрез щракване върху Оформление на страница раздел, след което щракнете върху Настройка на страницата бутон в долния десен ъгъл на Настройка на страницата раздел от лентата за навигация.**
Стъпка 1: Щракнете вътре в Редове за повторение отгоре поле.
Стъпка 2: Щракнете върху реда, който искате да повторите в горната част на всяка страница. В този пример използвам ред 1.
Щракнете върху Добре бутон в долната част на прозореца, за да запазите всички промени, които току-що направихме, защото вече сме готови с този прозорец.
Ако вместо това искате да повторите колона от лявата страна на всяка страница, можете да прочетете как в тази статия.
Поставяне на всичките ви колони на една страница
Това е последният раздел от нашия урок и това е промяна, която ще направим директно от Печат меню.
Стъпка 1: Щракнете върху Файл раздел в горния ляв ъгъл на прозореца.
Стъпка 2: Щракнете Печат в колоната от лявата страна на прозореца.
Стъпка 3: Щракнете върху Без мащабиране бутон в центъра на прозореца, след което щракнете върху Побиране на всички колони на една страница опция.
Вече трябва да имате електронна таблица на Excel, която ще отпечата в прост, четим формат, който ще се хареса на вашите читатели. Ако всичко изглежда правилно в Преглед преди печат в дясната страна на прозореца, след което можете да щракнете върху Печат бутон, за да започнете да отпечатвате оптимизираната си електронна таблица.
Много от опциите, които обсъждаме в статията по-горе, ще работят и в по-нови версии на Excel. И докато голяма част от тези раздели включват използването на раздела за настройка на страницата, някои от тези настройки могат да бъдат променени и от други места.
Например, можете да щракнете върху Печат на заглавия бутон на Оформление на страница раздел и изберете горния ред на вашата електронна таблица, за да отпечатате този горен ред на всяка страница.
Освен това ще намерите опции за включване на решетъчни линии, когато печатате, като отидете на Оформление на страница раздел и щракнете върху Печат опция под Gridlines в Опции за лист участък от лентата.
Искате ли да отпечатате лист с празни клетки за контролен списък или ръчна инвентаризация? Научете как в Excel 2010.