Outlook 2016 предлага редица различни инструменти, които ви помагат да сортирате имейлите си автоматично. Това се постига с правила, които дори могат да бъдат конфигурирани да правят нещо като изпращане на отговор извън офиса. Когато започнете да използвате правила за автоматично сортиране на съобщения въз основа на тема или подател, ще откриете, че вашето ниво на организация улеснява намирането на имейлите, от които се нуждаете.
Понякога може да искате да сте сигурни, че не губите важна информация във вашите папки на Outlook, така че може да започнете да създавате резервни копия на някои от тях. Но архивният файл на Outlook може да бъде голям и да отнеме известно време, така че вместо това може да изберете да се съсредоточите само върху създаването на резервно копие на конкретна папка. Нашият урок по-долу ще ви покаже как да архивирате папка в Outlook 2016 в отделен файл, който можете да запишете и преместите на друго място, в случай че нещо се случи с оригиналния ви файл на Outlook.
Как да направите резервно копие на една папка в Outlook 2016
Стъпките в тази статия ще ви покажат как да направите резервно копие на една папка с имейли за акаунт, който сте конфигурирали в Outlook 2016. Ще можете да запишете това резервно копие на папката на място във вашия компютър и ще имате възможността да изберете дали искате това резервно копие да бъде .csv файл или .pst файл. .csv файл може да се отвори в редица различни програми, като Notepad или Excel, докато .pst файл може да се отвори в Outlook. Ако планирате да импортирате резервното копие на папката в друга инсталация на Outlook, тогава може да искате да изберете .pst. Ако просто искате да имате лесен достъп до имейлите по-късно, тогава може да искате да използвате .csv.
Стъпка 1: Отворете Outlook 2016.
Стъпка 2: Щракнете върху Файл раздел в горния ляв ъгъл на прозореца.
Стъпка 3: Изберете Отваряне/експортиране опция в колоната в лявата част на прозореца.
Стъпка 4: Щракнете върху Внос износ бутон.
Стъпка 5: Изберете Експортиране във файл опция, след което щракнете върху Следващия бутон.
Стъпка 6: Изберете типа архивен файл, който искате да направите, след което щракнете върху Следващия бутон.
Стъпка 7: Щракнете върху папката, която искате да архивирате, след което щракнете върху Следващия бутон.
Стъпка 8: Щракнете върху Прегледайте и изберете място на вашия компютър, където искате да запишете резервното копие, след което щракнете върху Следващия бутон.
Стъпка 9: Щракнете върху завършек бутон, за да създадете резервно копие на папката. Имайте предвид, че това може да отнеме известно време, ако имате много имейл съобщения в тази папка.
Въпреки че стъпките в това ръководство са специално предназначени да ви помогнат да архивирате папка с имейли, можете да използвате по същество същия метод за архивиране на вашите контакти. Научете как да експортирате контакти от Outlook във формат, който можете лесно да отваряте и редактирате в Microsoft Excel.