По-старите версии на Microsoft Outlook страдаха от намаляване на производителността, тъй като размерът на файла на Outlook се увеличаваше. В резултат на това в Microsoft Outlook 2010 съществува функция за архивиране, която можете да използвате за архивиране на стари файлове, като стари имейли, контакти, списъци за разпространение и записи в календара.
Докато потребителите на Microsoft Outlook 2010 няма да изпитат същото забавяне на програмата, както потребителите на старите версии, днешните потребители на имейли и календари получават и изпращат по-големи количества данни, които могат бързо да увеличат размера на Outlook PST файла. Ето защо, въпреки че вече не е толкова необходимо да архивирате файлове в Outlook, както преди, това все още е добра практика за намаляване на размера на файла и подобряване на производителността на вашата програма за електронна поща.
Използване на инструмента за архивиране в календара на Outlook 2010
Ако сте по-запознати с промяната на настройките в по-старите версии на програмите на Microsoft Office, тогава оформлението и структурата на Microsoft Outlook 2010 може да са малко объркващи. Повечето от конфигурируемите опции в тази версия на Outlook се намират чрез щракване върху Файл раздел в горния ляв ъгъл на прозореца. Този модел за навигация е валиден и за целите на този урок, така че щракнете върху него Файл раздел. Щракнете върху бутона Информация в лявата част на прозореца, за да покажете различен набор от опции в основната част на прозореца на Outlook 2010.
Щракнете върху Инструменти за почистване бутон в центъра на прозореца, който ще покаже падащо меню с допълнителен набор от възможности за избор. Щракнете върху Архив опция в долната част на това падащо меню.
Ан Архив прозорецът вече ще бъде отворен над прозореца на Outlook 2010. Ако искате да архивирате целия файл на Outlook 2010, можете да щракнете върху Архивирайте всички папки според настройките за автоматично архивиране опция в горната част на прозореца. Въпреки това, за да архивирате само своя календар на Outlook 2010, проверете Архивирайте тази папка и всички подпапки опция.
Щракнете върху Календар опция, за да изберете календара по подразбиране за текущия ви профил в Outlook 2010. Ако искате да архивирате друг календар, като например интернет календар, изберете тази опция вместо това. Ако видите стрелка вляво от желаната опция за календар, това означава, че в този елемент има множество календари. Ако изберете опцията вдясно от стрелката, Outlook ще архивира всеки календар в този раздел.
Финализирайте настройките за вашия календарен архив на Outlook 2010, като щракнете върху падащото меню вдясно от Архивирайте елементи, по-стари от и избиране на дата, преди която искате да архивирате всички елементи във вашия файл. Щракнете върху Добре бутон, за да продължите с архивирането на вашия календар на Outlook 2010.