Важно е да знаете как да зададете отговор извън офиса в Outlook 2013, ако имате контакти, които може да ви изпратят имейл, и те трябва да знаят, че може да не получите съобщението за известно време. Отговорът извън офиса е нещо, което ще бъде изпратено веднага щом имейл съобщение попадне във входящата ви кутия в Outlook 2013, а съдържанието на отговора извън офиса може да включва каквато и информация, която желаете да предадете.
Стъпките по-долу ще ви покажат как да създадете отговор извън офиса в Outlook 2013, ако имате имейл акаунт, който не е част от Exchange сървър. Това включва имейл адреси, които се хостват от доставчици на електронна поща като Gmail, Yahoo, Outlook.com или някой от много други подобни доставчици. Повечето доставчици на имейл също ще имат отговор извън офиса, който можете да конфигурирате чрез техния уеб портал, което може да е по-добър вариант, в зависимост от вашите обстоятелства.
Списъците за разпространение на Outlook могат да бъдат чудесен вариант, ако често се налага да изпращате имейл на една и съща голяма група хора и не искате да въвеждате ръчно всеки отделен адрес, когато правите това.
Как да настроите автоматичен отговор в Outlook 2013
- Отворете Outlook 2013.
- Щракнете върху нов имейл бутон.
- Въведете съобщението си извън офиса в текстовото поле на имейла.
- Щракнете върху Файл раздел.
- Щракнете върху Запази като.
- Въведете име за шаблона в Име на файл поле, след което щракнете Запазване като тип, избирам Шаблон на Outlook, след което щракнете Запазете.
- Щракнете върху У дома раздел, щракнете върху правила бутон, след което щракнете Управление на правила и сигнали.
- Щракнете върху Ново правило бутон.
- Щракнете върху Прилагане на правило към съобщенията, които получавам, след което щракнете Следващия.
- Щракнете върху Следващия, след което щракнете да.
- Изберете Отговорете с помощта на конкретен шаблон опция, след което щракнете Конкретен шаблон.
- Щракнете върху Погледни вътре, щракнете Потребителски шаблони във файловата система, след това изберете шаблона, който сте създали по-рано, и щракнете Отвори.
- Щракнете върху Следващия бутон.
- Задайте всякакви изключения, след което щракнете Следващия.
- Щракнете върху завършек бутон.
Нашата статия продължава по-долу с допълнителна информация и снимки за тези стъпки. Малко сложно е да настроите автоматичен отговор в Outlook и има няколко места, където можете да персонализирате някои настройки, които обсъждаме допълнително в следващия раздел.
Как да създадете и активирате отговор извън офиса в Outlook 2013 (Ръководство със снимки)
Стъпките по-долу ще ви покажат как да направите и активирате отговор извън офиса във версията на Microsoft Office 2013 на Outlook.
Когато някой ви изпрати имейл, Outlook автоматично ще изпрати отговори с създаденото от вас съобщение извън офиса. Имайте предвид, че Outlook 2013 трябва да бъде отворен, за да работи това. Ако не можете да оставите Outlook 2013 отворен през цялото време, през което ще бъдете извън офиса, тогава ще бъде по-добре да зададете отговора извън офиса директно през вашия имейл хост.
Връзките по-долу ще ви покажат как да зададете отговор извън офиса за някои от популярните доставчици на електронна поща, ако не можете да оставите компютъра и Outlook 2013 включени и да работят за цялото си отсъствие.
- Как да зададете отговор извън офиса за акаунти в Gmail
- Как да зададете отговор извън офиса за акаунти в Yahoo
- Как да зададете отговор извън офиса за акаунти в Outlook.com
Стъпките по-долу ще ви покажат как да създадете отговор извън офиса в Outlook 2013, ако нямате акаунт в Exchange Server и използвате IMAP или POP3 акаунт. Ако имате Exchange, можете да създадете отговор извън офиса или други автоматични отговори на Office, като отидете на Файл > Информация > Автоматични отговори.
Стъпка 1: Отворете Outlook 2013.
Стъпка 2: Щракнете върхунов имейл бутон.
Стъпка 3: Въведете вашето съобщение извън офиса в тялото на текстовото поле на имейла.
Стъпка 4: Щракнете Файл в горния ляв ъгъл на прозореца.
Стъпка 5: Щракнете Запази като.
Стъпка 6: Въведете име за шаблона в Име на файл поле, след което щракнете върху Запазване като тип падащо меню, изберете Шаблон на Outlook, след което щракнете върху Запазете бутон.
Стъпка 7: Щракнете върху У дома раздел в горната част на прозореца, щракнете върху правила бутон в Ход раздел на лентата, след което щракнете върху Управление на правила и сигнали бутон.
Стъпка 8: Щракнете върху Ново правило бутон.
Стъпка 9: Щракнете върху Прилагане на правило към съобщенията, които получавам опция, след което щракнете Следващия.
Стъпка 9: Щракнете върху Следващия бутон, освен ако не желаете да изпратите отговор извън офиса само при определени условия. Ако не сте избрали никакви опции, щракнете върху да бутон, за да потвърдите, че искате това правило да се прилага за всяко съобщение, което получавате.
Стъпка 10: Поставете отметка в квадратчето вляво от Отговорете с помощта на конкретен шаблон опция, след което щракнете върху Конкретен шаблон опция в долната част на прозореца.
Стъпка 11: Щракнете върху Погледни вътре падащото меню, щракнете върху Потребителски шаблони във файловата система опция, след това изберете шаблона, който сте създали по-рано, и щракнете върху Отвори бутон.
Стъпка 12: Щракнете върху Следващия бутон.
Стъпка 13: Задайте всякакви изключения, които може да искате, като щракнете върху квадратчето за отметка вляво от всяка от тези опции, след което щракнете върху Следващия бутон.
Стъпка 14: Щракнете върху завършек бутон, за да завършите настройката на съобщението си извън офиса и да започнете да изпращате автоматични отговори.
Както споменахме по-рано, компютърът ви трябва да е включен и Outlook 2013 трябва да е отворен, за да работи това. Ако компютърът ви е настроен за заспиване или хибернация след определен период на неактивност, тогава този метод за изпращане на отговор извън офиса в Outlook 2013 няма да работи.
Когато се върнете от извън офиса, можете да изключите това правило, като отидете на Правила > Управление на правила и сигнали (където бяхме в стъпка 7 по-горе), след което щракнете върху квадратчето вляво от правилото, за да премахнете отметката. За съжаление няма начин да посочите начален или краен час с този метод за автоматичен отговор.
Допълнителни бележки относно използването на автоматичен отговор в Microsoft Outlook
- По принцип е добра идея да включите начален и краен час в отговора си извън офиса, така че вашите имейл контакти да знаят приблизително кога трябва да очакват да получат отговор от вас.
- Ако имате достъп до уеб-базирана версия на вашия имейл акаунт, като например Outlook Web акаунт или Gmail, тогава може да е по-добре да го използвате, за да изпратите отговора си извън офиса. И двата доставчици на имейл имат специална опция за отговор на ваканция, където можете да автоматизирате това малко по-добре, дори ви позволява да изберете период от време, за който няма да сте на разположение.
- Диалоговият прозорец Правила може да се използва за много повече от отговор извън офиса. Мога да го използвам, за да генерирам различни отговори за хора извън организацията ми или хора в организацията ми и мога автоматично да филтрирам имейли въз основа на тема или подател.
- Ръководството по-горе има за цел да ви помогне да създадете отговор извън офиса, ако нямате акаунт в Exchange. Ако имате такъв, тогава целият този процес е много по-прост. Има асистент извън офиса на Файл раздел, където можете да конфигурирате автоматични отговори и дори да посочите времеви диапазон за тези отговори. Прозорецът за автоматичен отговор също има отделен раздел за организация и за двете Извън моята организация и Вътре в моята организация контакти, така че да можете да коригирате всяко съобщение за отговор поотделно.
Искате ли Outlook 2013 да проверява за нови съобщения по-често? Коригирайте настройките за изпращане и получаване в Outlook 2013, за да проверявате за нови съобщения толкова често, колкото искате.
Вижте също
- Как да деактивирате работата офлайн в Outlook
- Как да зачеркнете в Outlook
- Как да създадете Vcard в Outlook
- Как да видите списъка с блокирани податели в Outlook
- Как да настроите Gmail в Outlook